4. LIBROS AUXILIARES

Son los libros de contabilidad donde se registran en forma analítica y detallada, los valores e información registrada en los libros principales.

Cada empresa determina el numero de auxiliares que necesita, de acuerdo con su tamaño y con el catalogo de cuentas que maneje. Esto permite dividir el trabajo contable entre varias personas.

Por lo general, los auxiliares se llevan en los libros con hojas removibles, donde a cada cuenta y subcuenta se le asigna un folio.

Se traslada a los libros auxiliares la información presentada las columnas parciales de comprobante diario de contabilidad. Los registros se deben efectuar teniendo en cuentas las siguientes partes del libro:
  • Fecha: cronológicamente se registra el año, mes y día del comprobante de diario correspondiente.
  • Detalle: se describe la transacción, indicando el soporte que la respalda.
  • Numero de comprobante de diario: se registra en orden consecutivo.
  • Debitos y créditos: se registra el valor del movimiento debito o crédito de cada subcuenta, tomando de la columna parciales del comprobante diario de contabilidad.
  • Saldos: aquí se escribe el valor que resulte después del movimiento debito o crédito de acuerdo con las siguientes reglas:
    • en las cuentas de activo, gastos y costos, por tener saldo debito, la columna saldos aumenta con los movimientos registrados en el debe y disminuyen con los valores registrados en el haber.
      • en las cuentas de pasivo, patrimonio e ingresos, por tener un saldo crédito, su saldo aumenta con los valores registrados en el haber y disminuye con los valores registrados en el debe.

Cuando se cometen errores se puede presentar varios casos:
  • omisión de uno o varios asientos contables: se registran en la fecha en que se advirtiere, sin alterar el orden cronológico, escribiendo la fecha de la omisión en el detalle.

  • Error en registro de la cantidad: cualquier error en los asientos se corrigen con un contra-siento. Para esto se puede :

1.escribir el valor errado entre paréntesis en la misma columna y el valor correcto entre paréntesis en la columna que corresponda.
2.anular el asiento errado contabilizando la misma cantidad en la columna contraria y luego registrando el asiento correcto.

  • Registro en otra cuenta: se anula el registro equivocado y se hace un contra-asiento
  • Error en la fecha: se debe cambiar la hoja.


La clase de libros de auxiliares que un comerciante puede necesitar, depende del tipo de empresa e información que maneje; los más utilizados son:

ü Auxiliar de caja
ü Auxiliar de bancos
ü Auxiliar de clientes
ü Auxiliar de proveedores
ü Auxiliar de gastos
ü Auxiliar de ventas o comercio al por mayor y al por menor
ü Auxiliar de mercancías
ü Auxiliar de anticipo de impuesto y contribuciones
ü Auxiliar de impuestos sobre las ventas por pagar

ü Auxiliar de retención en la fuente
ü Auxiliar de propiedades , planta y equipo
ü Auxiliar aportes sociales


LIBRO FISCAL:

Es un libro donde el contribuyente del régimen simplificado anota de manera global o discriminada todos los ingresos y egresos que realiza. Este libro no requiere registro en la cámara de comercio.