1. LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES

Al iniciar sus actividades comerciales y por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborara un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa su situación de su patrimonio;

Después de elaborar el inventario general inicial y el comprobante de apertura, se traslada esta información al libro de inventario y balances, teniendo en cuenta de diligenciar correctamente cada una de las siguientes columnas:

a. Cantidad : aquí se registra la cantidad de artículos inventariados
(Generalmente se utiliza para mercancías y activos fijos)
b. cuentas y detalle: aquí se registra el nombre de las cuentas y subcuentas que conforman el inventario, o el nombre, marca y referencia de los artículos. Si en una cuenta es necesario ofrecer información muy extensa, esta se puede relacionar en anexos, anotando junto a la cuenta, únicamente el numero del anexo que amplia la información; este es el caso de mercancías, donde hay grupos y subgrupos de artículos por detallar.
c. Valor unitario: aquí se registra el valor que corresponde al precio de cada artículo relacionado en la columna cantidad.
d. Valor parcial: normalmente, se utiliza para registrar el valor correspondiente a las subcuentas; en el caso de mercancías, corresponde al resultado de multiplicar la cantidad por el valor unitario.
e. Valor total: en esta columna se escribe el valor total correspondiente a cada cuenta; una vez registrado un grupo de cuentas se suma, ejemplo: grupo activo, grupo pasivo.

En este libro se refleja la ecuación patrimonial; por ello las cuentas se presentan por grupos, así: primero las cuentas del activo, luego las del pasivo, y por ultimo las del patrimonio

Espacio para el cuadro

Cuando se cometen errores en los registros de inventarios o balances, estos se pueden corregir, anulando la página y asentando los valores correctos en la página siguiente.

En este libro se registra en primer lugar el inventario inicial o final, y luego se procede a registrar el balance general correspondiente.
¨ El balance general es el resumen del inventario, donde aparecen únicamente las cuentas principales y se aplica la ecuación fundamental o patrimonial: activo= pasivo ­+ patrimonio.¨